Ha a felsorolt tartalmi kellékek közül akár csak egy is hiányzik, az útnyilvántartásra jogszerűen nem lehet költségelszámolást alapozni. A jogszabályi követelményeknek nem megfelelő útnyilvántartás esetében becslési eljárás sem alkalmazható a gépjármű-üzemeléssel összefüggő költségek megállapítására, hiszen azzal az adóhatóság az adózók törvény által kötelezően előírt igazolási kötelezettségét venné át.
Fentiek érdekében a NAV számba vette, hogy miket kell feltétlenül tartalmazni a kimutatásoknak:
- az útnyilvántartást járművenként kell vezetni
- fel kell tüntetni:
1. az üzemi célú futás kezdő és záró kilométeróra-állását
2. a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, a fogyasztási normát
3. a kilométeróra állását az év első és utolsó napján (amennyiben a költségelszámoláshoz szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni)
4. az utazás időpontját (a valóságnak megfelelően)
5. az utazás célját (honnan hova történt az utazás)
6. a felkeresett üzleti partner(ek)et
7. a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát
Az előbbieken túl az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is. A törvény értelmében minderre attól függetlenül van szükség, hogy a vállalkozás melyik költség-elszámolási módot alkalmazza.
Forrás: www.online.kpr.hu